Page 51 - Informe Autoevaluación UQ

FACTOR 8. PROCESOS DE AUTOEVALUACIÓN Y AUTORREGULACIÓN.
La Institución aplica métodos para el seguimiento de los procesos del sistema de gestión de la calidad y
realiza su medición. Estos métodos demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados
planificados (eficacia), así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia). El seguimiento y la
medición del impacto (efectividad) de la gestión, tanto en el logro de los resultados planificados como en
el manejo de los recursos utilizados, pueden realizarse por proceso, por conjunto de procesos o en forma
global para el sistema. Como resultado del seguimiento de la medición y el seguimiento de los procesos,
deben llevarse a cabo acciones preventivas y correctivas, según sea conveniente.
Como fuente fundamental para la aplicación de los procesos de seguimiento y control a los planes de
mejora, la Institución ha definido dentro del PDI 2016-2025, en el numeral 6.4 “Lineamientos de seguimiento
y evaluación del PDI”, lo siguiente: “Los procesos de seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo estarán
a cargo de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo, mediante una metodología basada en indicadores
que permitan establecer la eficacia, eficiencia y efectividad de cada una de las metas, además de dar
respuesta a las exigencias del gobierno nacional y de los entes de control”.
Hay que tener en cuenta que la fuente de información para los indicadores son las diferentes bases de datos
y sistemas de información de la Universidad del Quindío, lo mismo que los informes de gestión que deben
presentar semestralmente las vicerrectorías, las facultades y los macroprocesos, a la Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo.
Además, los informes de seguimiento y evaluación de las metas establecidas por ejes y pilares estratégicos
son presentados ante los Consejos Académico y Superior, con el fin de ser analizados y tomar las respectivas
decisiones en cuanto a los ajustes del caso.
Así mismo, y con el fin de garantizar el cumplimiento de las metas trazadas dentro del Plan de Desarrollo
Institucional, es necesario desarrollar una estrategia de difusión para garantizar el conocimiento y apropiación
de estos lineamientos, para que los diferentes estamentos y áreas funcionales conozcan la responsabilidad
de cada uno de ellos con el futuro de la Institución. Para desarrollar un proceso efectivo es necesaria,
entonces, la publicación del documento en la página web de la Universidad del Quindío, además de la
presentación de este por medio de los diversos canales de comunicación con que cuenta la Institución;
igualmente, desarrollar actividades con los diferentes órganos de gobierno y grupos focales tanto internos
como externos.
Es importante anotar que los informes de seguimiento y evaluación del PDI se publican en la página web
institucional.
Los planes de mejoramiento institucional y de los macroprocesos, surgen de los resultados de las evaluaciones
a través de diversos mecanismos, aplicados por la Universidad y los entes externos y son el insumo básico
para la planeación institucional a partir del análisis y consenso por parte de los diferentes comités. Así mismo,
son la guía para el control y seguimiento de las acciones a desarrollar. Esta planeación institucional integra
entonces, de manera organizada y con priorización, las decisiones estratégicas sobre los cambios o acciones
de mejora que deben incorporarse a los programas académicos y macroprocesos (o componente académico
y administrativo) para asegurar el incremento de la calidad académica y administrativa (o institucional),
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lo que se traduce al final en una mejor oferta del servicio educativo para satisfacción de la comunidad
académica y la sociedad en general.
Las acciones correctivas, preventivas y de mejora, derivadas de la autoevaluación para el registro calificado
y la acreditación, los informes de pares, las auditorías al sistema de gestión de la calidad, internas y externas,
el seguimiento y autoevaluación de la gestión, el mapa institucional de riesgos y demás, son las fuentes
utilizadas por los macroprocesos para generar acciones. El registro en el plan de mejoramiento se realiza en
el formato E-GC.02.F.01 , el cual incluye información sobre responsables, fecha de cumplimiento, avance
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o seguimiento a las actividades, verificación de la eficacia y opción para indicar el estado de las mismas
(plan sin vencer, en implementación, acción con plan vencido, acción para verificar eficacia, acción cerrada
eficaz). Un componente importante dentro del plan, para las acciones derivadas de la autoevaluación para
registro calificado o acreditación, es la inclusión de presupuestos o recursos, directamente articulados con la
planeación estratégica de la Universidad. La evaluación del cumplimiento y la eficacia de las acciones como
resultado de los informes del ente certificador en las normas ISO 9001:2008 (en transición a la versión 2015)
y NTC GP 1000:2009 y el mapa de riesgos institucional, es realizada por el equipo del sistema integrado de
gestión y el mismo ente, a través de las auditorías.
De otra parte, el sistema integrado de gestión en sus tres componentes estratégicos (sistema de autoevaluación
con fines de acreditación de alta calidad o renovación de registro calificado, el Modelo Estándar de Control
Interno – MECI y el sistema de gestión de calidad) incluye objetivos comunes de mejoramiento a través de
mecanismos similares y con una serie de acciones y procedimientos en pro de la mejora de la Institución.
La Universidad del Quindío estableció el sistema de indicadores de gestión y de calidad . Los tipos de
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indicadores que se tienen establecidos son:
• Indicadores de Eficacia: Sirven para establecer si los objetivos y metas programados se cumplieron.
Generalmente son indicadores de Resultado.
• Indicadores de Eficiencia: Miden el óptimo uso de los recursos para la obtención de los resultados.
• Indicadores de Efectividad: Miden el impacto del resultado dentro de la población objetivo, generalmente
se establece en mitigación de las necesidades básicas de la población o el efecto del resultado.
• Indicadores Ambientales: Considerados como las herramientas de medición que permiten monitorear
el estado y variación en el uso de materiales, insumos, agua y energía, además de la reducción de los
diferentes tipos de desechos, residuos y emisiones que se producen en la organización.
• Indicadores de Economía: Buscan medir la capacidad que tiene la Universidad para generar y
administrar adecuadamente los recursos financieros en pro del cumplimiento de la visión y la misión
51 Disponible en: http://www.uniquindio.edu.co/planeacion/documentos.php?id=1294
52 Disponible en: http://www.uniquindio.edu.co/planeacion/documentos.php?id=1402
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